共有パスワードが増えると管理が崩れる
少人数の会社では、メール、SNS、通販、会計、予約システムなどのIDとパスワードを複数人で使う場面があります。最初はメモやチャットでも回りますが、担当者が増えるほど「誰が知っているか」「どれが最新か」「退職した人がまだ使えるか」が分かりにくくなります。
まずやめたい運用
紙やチャットに平文で残す、全員が同じパスワードを使う、退職時に変更しない、といった運用は見直したいところです。特に、代表メール、EC、SNS、クラウドストレージ、会計など、止まると業務に影響するサービスから優先します。
最初に作るのは共有IDの棚卸し
いきなりツールへ移す前に、共有しているIDを10個だけ書き出します。それぞれについて「サービス名」「今の保存場所」「使っている人」「退職者が知っている可能性」「多要素認証の有無」を確認します。
この棚卸しをすると、どこから直すべきかが見えます。全部を一度に直す必要はありません。
小規模チームで見るべき機能
重要なのは、共有方法、権限管理、対応端末、使いやすさ、復旧手段、管理者機能、料金です。高度な機能が多くても、現場で使われなければ意味がありません。
また、パスワード管理ツールを使っても、多要素認証や退職時のアカウント停止が不要になるわけではありません。役割を分けて考えることが大切です。
NordPassを候補にする理由
NordPassは共有パスワード運用を見直したい小規模チームが比較できる選択肢の一つです。本記事では、小規模事業者が共有パスワード運用から抜け出すための選択肢のひとつとして紹介します。申込前には、最新の料金・機能・契約条件を公式ページで確認してください。
導入は一気に全部やらない
最初は、全員が使うサービスを2〜3個だけ移します。例えば共有メール、SNS、クラウドストレージなどです。そこで「誰が見られるか」「担当変更時にどう外すか」「復旧できるか」を確認してから対象を増やす方が定着しやすいです。
退職・担当変更の手順も決める
新しい人を追加する手順だけでなく、外す手順も先に決めます。退職者や外注先が使えなくなっているか、共有権限が残っていないかを確認するだけでも、管理はかなり安定します。
次にやること
社内で共有しているIDを10個だけ書き出し、今どこに保存されているかを確認してください。1つでも「誰でも見られる」「退職者が知っている可能性がある」があれば、管理方法の見直し対象です。
少人数ならTeams、管理機能を広げるならBusinessも確認
NordPass公式では、Teamsを小規模チーム向けの選択肢として案内しており、最大10ユーザー向けの説明があります。Businessでは、共有フォルダやグループ単位の共有など、より広い管理機能が用意されています。
人数だけで決めず、「誰が共有情報を管理するか」「部署や役割ごとに権限を分けたいか」で比較すると選びやすくなります。