受注FAXの見落としをなくす｜紙のFAXからインターネットFAXへ移す前の業務整理
取引先からの注文がFAXで届く。紙が複合機のトレイに残ったまま担当者は外出中で、誰が対応したのかも分からない――。インターネットFAXに切り替える前に、受信から処理済みまでの流れを決めておくと、道具を変えたあとも見落としが減ります。
この記事では、インターネットFAXのMOVFAX（モバックス）の公式情報（2026年10月26日時点）を例に、業務ルールと費用の考え方を整理します。FAXサービスの選択肢を広く比べたい方は、末尾の関連記事もご覧ください。
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1. 今のFAXの流れを書き出す（5分）
| 段階 | 今のやり方 | 困っていること |
|---|---|---|
| 受信 | 複合機に紙で出る | 外出中は気づけない |
| 確認 | 気づいた人が見る | 担当が決まっていない |
| 処理 | 在庫・出荷を手配する | 処理したかどうかの記録がない |
| 返信 | 手書きで返送する | 送ったかどうか分からない |
| 保存 | ファイルに綴じる | 探すのに時間がかかる |
2. 受注FAXの未処理を防ぐ5つのルール
道具を変える前に、次の5つを決めておきます。どのプランでも、そして紙のFAXのままでも使えるルールです。
- 一次担当と代理：受信したFAXを最初に見る人と、不在時の代理を決める。
- 確認の時刻：「始業時・昼・終業前」など、受信を確認する時刻を決める。
- 処理済みの印：処理した人と日時を、どこに残すかを決める（フォルダを分ける、共有の受注台帳に記録する、など）。
- 当日中の照合：終業前に「受信した件数」と「処理済みの件数」を照合し、差があれば翌朝の最初の作業にする。
- 保存と検索のルール：取引先名・日付・FAX番号のどれで探すかを決め、ファイル名やフォルダの付け方をそろえる。
3. インターネットFAXで変わること・変わらないこと
- 変わる：FAXが紙ではなく電子データで届き、パソコンやスマートフォンで確認・送受信できるようになります。
- 変わらない：取引先は従来どおりFAXで送ってきます。処理担当や確認時刻などのルールは、自社で決める必要があります。
- 事前に確認が必要：今のFAX番号を使い続けられるか、取引先への番号変更の案内が必要かは、自社の回線や機器の状況によって変わります。公式サイトや問い合わせ窓口で確認しましょう。
4. 両プラン共通の機能と、プレミアムプラン限定の機能
公式の料金プラン表では、機能が次のように分かれています。
両プランで使える主な機能
- メールでのFAX受信・送信
- 受信のメール通知（添付ファイルあり・なし）、送信結果のメール通知
- 送信リトライ
- イメージ編集（スタンプ）
- マイフォルダの作成
- 検索、サムネイル表示
- 既読・未読の管理
プレミアムプランだけの機能
- ステータスの作成・管理（受信FAXに対する処理状況を設定・共有する機能）
- ユーザー（サブID）の作成・管理（閲覧権限を設定できる）
- FAXの自動振り分け
- IPアドレス制限
- API連携（別途相談）
利用できるID数は、スタンダードが1ID、プレミアムが5ID（サブIDは4つまで作成可能。追加購入あり）です。アドレス帳の登録件数はスタンダード2,000件、プレミアム3,000件です。
ルールとの組み合わせ方
- スタンダードプランなら、「既読・未読の管理」と「マイフォルダ」を使い、処理済みのFAXを「処理済み」フォルダへ移す、共有の受注台帳に記録する、といった運用で前の章のルールを実現します。
- 処理状況を画面上で複数人と共有したい、担当者ごとに閲覧権限を分けたい、受信を自動で振り分けたい場合は、プレミアムプランの機能が対象になります。
公式のよくある質問では、複数人・複数拠点で使う場合でも、必ずしもプレミアムプランが必要というわけではないと回答されています。
5. 料金：両プラン共通の料金と、プランで違う料金
プランで違う料金
| 項目 | スタンダード | プレミアム |
|---|---|---|
| 月額基本料金 | 980円（税込1,078円） | 3,980円（税込4,378円） |
両プラン共通の料金
| 項目 | 料金 |
|---|---|
| 初期費用 | 1,000円（税込1,100円） |
| 受信 | 1か月1,000枚まで無料。1,001枚以上は10円/枚（税込11円/枚） |
| 送信 | 10円/枚（税込11円/枚） |
| 市外局番オプション（03・06・045） | 100円/月（税込110円/月） |
送信料金は、相手に届いた枚数をもとに計算されると案内されています。
支払い・契約の条件（公式サイト記載）
- 支払い方法はクレジットカードのみです（一部のデビットカードも利用可能と案内されています。請求書払い・プリペイドカードは不可）。
- 毎月第1営業日に、前月の利用分がクレジットカードに請求されます。解約した月の利用料金は、解約月の翌月第1営業日に請求されます。
- 申し込み月（初月）は解約できません。
- 「月額基本料金30日分割引」は、契約日から30日分と記載されています。申し込み月も、1,001枚以上の受信と送信には料金がかかります。
- 解約金や短期解約に伴う違約金はかからないと回答されています。
- 申し込みには取引時確認書類が必要です（法人は登記事項証明書と印鑑証明書）。
6. 月額料金の計算例
次の例は、公式の料金表から計算した税抜の金額です（市外局番オプションなし。税込金額は公式のシミュレーターでもご確認ください）。
| 例 | 基本料金 | 送信料金 | 受信料金 | 月額（税抜） | 税込 |
|---|---|---|---|---|---|
| スタンダード：受信300枚・送信50枚 | 980円 | 10円×50枚＝500円 | 0円 | 1,480円 | 1,628円 |
| スタンダード：受信1,200枚・送信100枚 | 980円 | 10円×100枚＝1,000円 | 10円×200枚＝2,000円 | 3,980円 | 4,378円 |
| プレミアム：受信300枚・送信50枚 | 3,980円 | 10円×50枚＝500円 | 0円 | 4,480円 | 4,928円 |
初めの月は、上の金額に加えて初期費用1,000円（税込1,100円）がかかります。基本料金の30日分割引がどう反映されるかは、申し込み時の案内を確認してください。
自社の「1か月の受信枚数・送信枚数」を記録してから試算すると、プランを選びやすくなります。
プランごとの機能の違いと、最新の料金・割引の条件は公式サイトで確認できます。
7. 切り替えチェックリスト
- ☐ 1か月の受信枚数・送信枚数を記録した
- ☐ 一次担当・代理・確認時刻・処理済みの印・照合のルールを決めた
- ☐ ステータス管理・サブID・自動振り分けが必要か（プレミアム限定）を判断した
- ☐ 取引先への番号変更の案内が必要かを確認した
- ☐ 紙で残す必要がある書類（社内規程・取引先の要望）を確認した
- ☐ 初月は解約できないことなど、契約条件を公式サイトで確認した
よくある質問
Q. 処理済み・未処理の管理は、どのプランでもできますか？
A. 受信FAXの処理状況を設定・共有する「ステータス管理」はプレミアムプランの機能です。スタンダードプランでは、既読・未読の管理やフォルダ分けと、社内のルールを組み合わせて運用します。
Q. 取引先にお願いすることはありますか？
A. FAX番号が変わる場合は案内が必要です。今の番号を使い続けられる方法があるかを、先に確認しましょう。
Q. FAXをやめて、全部メールにできませんか？
A. 取引先の事情で難しいことも多いため、まずは「受け取る側」を電子化する方法があります。
まとめ
道具を変える前に、担当・確認時刻・処理済みの印・照合・保存のルールを決めます。そのうえで、必要な機能がプレミアム限定かどうかを確認し、受信・送信枚数から月額を試算しましょう。
出典（2026年10月26日閲覧）
- MOVFAX「料金プラン」 https://movfax.jp/price/
- MOVFAX「よくあるご質問」 https://movfax.jp/faq/
- MOVFAX トップページ https://movfax.jp/